Privacy-verklaring Rugbyclub Haarlem (R.F.C. Haarlem)

De Rugbyclub Haarlem hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en daarom hebben wij in lijn met de wetgeving op privacy –  Algemene Verordening Gegevensbescherming  (AVG) maatregelen genomen om de privacy van onze leden te waarborgen. Met deze verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij als vereniging omgaan met de persoonsgegevens. Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens van een lid, donateur, vrijwilliger, trainer en sponsoren die door of namens de vereniging worden verwerkt.

Verplichtingen (basisbeginselen AVG) waaraan wij ons dienen te houden:

  • Het bestuur van Rugbyclub Haarlem is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens;
  • Rugbyclub Haarlem zal alleen Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy-verklaring;
  • Rugbyclub Haarlem zal verwerking van de persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Indien nodig zullen wij om uitdrukkelijke toestemming vragen voor de verwerking van de persoonsgegevens;
  • Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen ter beveiliging van de persoonsgegevens;
  • Wij zullen geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Het bestuur is op de hoogte van de rechten omtrent persoonsgegevens van haar leden, zij zullen deze respecteren en haar leden hierop informeren.

Artikel 1 Doel van de verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van clublidmaatschap
De persoonsgegevens, zoals vermeld op het aanmeldingsformulier, worden opgenomen in het ledenbestand van Rugbyclub Haarlem en verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Ledenadministratie
  • De organisatie of het geven van trainingen, de deelname aan rugbywedstrijden en/of toernooien, de begeleiding van leden en vrijwilligers
  • Het vastleggen en innen van contributies en donaties, waaronder begrepen het in handen stellen van derden van vorderingen
  • Aanmelden lidmaatschap bij Rugby Nederland.
  • Het behandelen van geschillen en het doen van een accountantscontrole
  • De uitvoering of toepassing van een wettelijke regeling
  • Communicatie rondom alle relevante aangelegenheden (per e-mail, post, etc.)
  • Promotie van de rugbyclub en rugby in het algemeen

Artikel 2 Rechtmatigheid van de verwerking

De grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens is noodzaak om het tot uitvoering brengen van de overeenkomst van het lidmaatschap. Bij de ondertekening van de inschrijving en het lezen van deze Privacy-verklaring geeft u toestemming tot verwerking van de verstrekte persoonsgegevens. De Privacy-verklaring wordt vermeld op de website van de rugbyclub en er is een papieren versie in het clubgebouw aanwezig.

Minderjarigen (jonger dan 16 jaar)

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijk  via het  aanmeldformulier  toestemming is gegeven door de ouder /verzorger. Foto’s van minderjarige leden op de website mogen in principe alleen gepubliceerd worden als daar toestemming voor is, verleend door zijn of haar ouder/voogd.

Artikel 3 Welke gegevens worden verzameld

Om uitvoering te kunnen geven aan deze overeenkomst worden de volgende persoonsgegevens gevraagd:

  • Naam/voorletters/tussenvoegsel
  • Adres/Postcode/Woonplaats/Land
  • Telefoonnummer (s)
  • E-mailadres(sen)
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Bankrekeningnummer
  • (Pas)foto (ten behoeve van de spelerskaart)
  • Nationaliteit speler
  • Foto/video (zie aparte paragraaf)
  • Eventuele functie binnen de rugbyclub, bijvoorbeeld wedstrijdsecretaris

Persoonsgegevens in de ledenadministratie
Rugbyclub Haarlem maakt gebruik van de applicatie e-rugby voor de ledenadministratie met als doel:

  • Online registeren lidmaatschap
  • Het maken van opstellingen door teammanagers, trainers.
  • Communicatie naar de eigen leden
  • Communicatie naar externe geïnteresseerden over relevante aangelegenheden zoals vergaderingen, toernooien, trainingen en of ander nieuws op basis van functie binnen een club. Bijvoorbeeld een uitnodiging naar alle wedstrijdsecretarissen over een toernooi of vanuit de bond over een spelregelwijziging etc.

Foto’s/Video’s van wedstrijden, teams en evenementen

De foto’s en video’s die in opdracht van de Rugbyclub worden gemaakt van trainingen, wedstrijden en toernooien worden gebruikt voor wedstrijdanalyse en promotiedoeleinden. Bij Posters zal, indien dit een close-up foto betreft, goedkeuring worden gevraagd aan de betrokkene.

De hiervoor genoemde foto’s en video’s van leden, leden van andere verenigingen of bezoekers kunnen op de website/facebook-pagina/andere sociale media van de Rugbyclub worden geplaatst en zijn publiek toegankelijk.

Foto’s en video’s van clubevenementen zoals feesten, rugbytours, worden niet verspreid.

Vanwege het historische karakter wordt aan deze gegevens geen vernietigingstermijn gekoppeld.

Het bestuur is niet verantwoordelijk voor foto’s en video’s die door leden zijn gemaakt en via sociale media worden uitgewisseld.

De verstrekte foto bij de inschrijving wordt alleen gebruikt voor de spelerskaart van Rugby Nederland.

Onze website/facebook-pagina/andere sociale media wordt ook gebruikt voor het profileren van onze vereniging. Dit doen wij door het publiceren van foto’s van onze gebeurtenissen. De grondslag voor het maken en publiceren van foto’s is in principe gebaseerd op toestemming. Personen die toestemming geven voor het maken van een foto, geven daarmee niet per definitie toestemming voor de publicatie ervan. Voor volwassen leden geldt dat beeldmateriaal vrij gepubliceerd mag worden, behalve als de afgebeelde persoon een ‘redelijk belang’ heeft om zich tegen publicatie te verzetten.  Opt-out: Indien bezwaar bestaat tegen bepaalde geplaatste foto’s en of video’s kan via info@rugbyclubhaarlem.nl bezwaar worden gemaakt. Het betreffende beeldmateriaal zal dan zo spoedig mogelijk worden verwijderd. Deze opt-out mogelijkheid betreft geen algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop de gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of inden duidelijk voor de foto is geposeerd.

Website en het gebruik van Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die automatisch door een bezochte internetpagina op de computer van een bezoeker worden geplaatst. Voor zover Rugbyclub Haarlem dergelijke cookies gebruikt, zijn deze slechts bedoeld om de website efficiënter te laten werken en niet om persoonlijke gegevens van de bezoeker en diens individuele internetgebruik te verzamelen. U kunt uw systeem (browser) zo instellen dat deze geen cookies accepteert.

Gebruik videocamera ter beveiliging clubgebouw

Het clubgebouw van Rugbyclub Haarlem is voorzien van een beveiligings-camerasysteem. De aanleiding en daardoor ontstane noodzaak zijn de geregelde vernielingen en inbraken die in het verleden zijn aangebracht. Het maken van opnames valt onder de richtlijnen van de AVG. Het bestuur heeft destijds een zorgvuldige afweging gemaakt tussen het belang van de vereniging en het belang van de privacy. Wegens het ontbreken van een goed alternatief heeft het bestuur besloten om de apparatuur te installeren.

De opnames worden uitsluitend gebruikt voor de beveiliging en alleen bekeken als daar een gegronde aanleiding voor is. Onder geen beding worden deze beelden gebruikt voor andere doeleinden. De beelden worden verwijderd na maximaal vier weken dan wel na afhandeling van een incident.  Er is een apart cameraprotocol aanwezig dat ter inzage beschikbaar is in het clubgebouw.

Artikel 4 Verstrekking aan derden

De gegevens die aan ons worden verstrekt kunnen wij met derde partijen delen indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Dit betreft de volgende organisaties:

  • Rugby Nederland
  • E-rugby voor de ledenadministratie.

Rugbyclub Haarlem zal geen persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben of op korte termijn gaan afsluiten tenzij dit wettelijk is verplicht. In de verwerkersovereenkomst met deze derde partijen van Rugbyclub Haarlem maken wij afspraken omtrent de beveiliging en correcte verwerking van de persoonsgegevens zoals in de wetgeving wordt vereist.

Artikel 5 Beveiliging en geheimhouding

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van leden te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens het bestuur van de rugbyclub van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gebonden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Artikel 6 Bewaartermijnen en oud-leden

De persoonsgegevens van leden worden door Rugbyclub Haarlem bewaard gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna voor een periode van maximaal 7 jaar (fiscale bewaarplicht) tenzij door u anders wordt geëist.  Bij beëindiging van het lidmaatschap wordt specifiek gevraagd  of adresgegevens langer mogenworden bewaard t.b.v. reünies en jubilea.

Artikel 7 Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.


Vragen / Bezwaar maken
Als u vragen en/of opmerkingen heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen door een email te sturen aan ons secretariaat: secretaris@rugbyclubhaarlem.nl

Indien U van mening bent dat uw vraag of verzoek niet naar behoren door ons wordt afgehandeld kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
 
Wijzigingen in deze privacy-verklaring
Deze privacy-verklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij aanpassing van de werkwijze bij Rugbyclub Haarlem. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacy-verklaring te raadplegen.

oktober 2019, versie V1.1